Brief beschriften: Absender und Empfänger richtig setzen

Wenn Sie einen Umschlag mit einem Fenster verwenden, müssen Sie ihn so beschriften, dass die Adresse des Empfängers hinter dem Sichtfenster gut zu erkennen ist. Wenn Sie den Umschlag von Hand beschriften, können Sie entweder die Absenderadresse in kleinen Buchstaben über die Empfängeradresse schreiben oder die Absenderadresse oben in die Ecke des Umschlags schreiben. Bei Geschäftsbriefen sollte die Absenderadresse immer in einer kleineren Schrift über der Empfängeradresse stehen.

Vorderseite

Beim Verfassen von Briefen machen viele Menschen den Fehler, die Adresse des Absenders auf die Rückseite des Briefes zu schreiben. Dies gilt als unzulässige Praxis. Notieren Sie nie den Namen des Absenders oder andere sachdienliche Informationen auf der Rückseite Ihres Briefes. Die Angaben zum Absender sollten immer in der oberen linken Ecke auf der Vorderseite des Umschlags stehen. Die Adresse des Empfängers kommt in die rechte untere Ecke des Umschlags. Außerdem benötigen Sie eine Briefmarke oder eine andere Art von Porto. Diese sollte in der oberen rechten Ecke angebracht werden.

Beschriftung

Auch wenn die Adresse nicht auf diese Weise auf den Umschlag geschrieben wird, ist es denkbar, dass der Brief zugestellt wird. Dies ist jedoch nur eine theoretische Möglichkeit. Wenn Sie den Empfänger z.B. auf der Rückseite des Umschlags angeben, muss der Brief manuell sortiert werden, was bedeutet, dass dies von Hand geschieht. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen bei der Zustellung führen. Es ist möglich, dass Ihr Brief gar nicht zugestellt wird, wenn die Beschriftung nicht korrekt erfolgt ist.

Empfängeradresse

Der Name des Empfängers wird bei Briefen ohne Fenster in die untere rechte Ecke geschrieben. Befindet sich der Empfänger des Briefes innerhalb Deutschlands, genügt es, nur den Namen, die Straße, in der er wohnt, einschließlich der Hausnummer, und die Stadt anzugeben. Die Nation sollte der letzte Punkt auf Ihrem Brief sein, wenn er außerhalb Deutschlands verschickt werden soll. Diese drei oder vier Angaben sind in einer Liste angeordnet, wobei jede Angabe nach der vorhergehenden kommt.

Zustellung

Im Allgemeinen können Sie die Adresse an jeder beliebigen Stelle schreiben. Auf der anderen Seite bedeutet dies, dass Ihre Post von Hand gesichtet werden muss, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Zustellung führen kann. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass der Brief an Sie zurückgeschickt wird.

Vorderseite verwenden

Schreiben Sie nie auf die Seite eines Briefes, die zugeklebt ist, sondern nur auf die Vorderseite. Die Rückseite des Papiers wird von der Maschine bei der Bearbeitung nicht berührt. Wenn der richtige Empfänger auf der Vorderseite des Umschlags angegeben ist, kann die Adresse des Absenders auf die Rückseite des Umschlags gesetzt werden, da diese Information für die Zustellung nicht notwendig ist. Sicherheitshalber sollte trotzdem alles auf der Vorderseite beschriftet werden.

Postfach

Wenn Sie einen Brief an ein Postfach senden, müssen Sie weder den Straßennamen noch die Hausnummer auf dem Umschlag angeben. Schreiben Sie die Nummer des Postfachs, in dem sie sich befinden.

Briefumschläge

Die genannten Kriterien gelten jedoch nicht für Briefumschläge mit Fenster. Die Adresse des Empfängers ist häufig in der oberen linken Ecke des Briefpapiers vorgedruckt, das mit diesen Umschlägen geliefert wird. Aus diesem Grund kann die Adresse nach dem Falten des Umschlags in der unteren linken Ecke zu sehen sein.

Briefprüfungszentrum

Es ist möglich, dass einem Brief kein Absender zugeordnet ist. Die Deutsche Post empfiehlt zwar, jeden Brief mit einer Absenderadresse zu versehen, aber in der Praxis wird diese Forderung nicht durchgesetzt. Darüber hinaus ist die Post für die Beförderung von Briefen zuständig, die nicht an eine bestimmte Person gerichtet sind. Nur für den Fall, dass der Brief nicht an die Adresse des Empfängers zugestellt werden kann, gibt es Probleme. Danach werden die Briefe an einen Ort namens Briefprüfungszentrum geliefert, wo sie geöffnet werden.

Formulierung

Wenn Sie einen Brief an eine Organisation oder ein Gremium schreiben, sollten Sie den Empfänger so genau wie möglich benennen. So ist gewährleistet, dass Ihr Papier, Ihre Bewerbung und alle anderen wichtigen Materialien direkt an die Stelle geliefert werden, für die sie bestimmt sind. Um jemanden auf etwas aufmerksam zu machen, adressieren Sie das Schreiben mit der Formulierung "zu Händen von". Der Vermerk gibt innerhalb einer bestimmten Abteilung oder Behörde genau an, an wen das Dokument zur Bearbeitung geschickt werden muss.

Einen Brief richtig beschriften

Briefkopf

Falten Sie den Briefkopf in der Hälfte, bevor Sie darauf schreiben, damit Sie die Adressen auf dem Brief selbst anbringen können und nicht ein zusätzliches Blatt Papier verwenden müssen. Legen Sie die erste Seite wie oben beschrieben auf den Umschlag und schreiben Sie dann die Adressen in das Feld oberhalb des Fensters.

Standardpostkarte

Briefumschläge ohne Fenster gibt es in den unterschiedlichsten Formen, unter anderem in den Größen DIN A6, A5 und A4. Der beliebteste Umschlag ist der DIN A6-Umschlag, der die Abmessungen einer Standardpostkarte hat und weit verbreitet ist. In einen Briefumschlag mit demselben Namen passt auch ein Blatt Papier mit den Abmessungen eines A4-Bogens. Wenn Sie wirklich wichtige Papiere verschicken müssen, die Sie nicht falten können, verwenden Sie oft einen A4-Umschlag. Einmal in der Hälfte gefaltet, passt ein normales Blatt Papier aus Ihrem Notizbuch problemlos in einen A5-Umschlag.

Frankiervermerk

Der Frankiervermerk ist ein Rechteck, das am Rand des Dokuments angebracht wird. Er kann Informationen wie "Entgeltlicher Empfänger", das Logo der Dialogpost, eine Frankierwelle oder den Satz "Bitte frankieren, wenn Briefmarke vorhanden" enthalten. Der Text muss im Verhältnis zum Rahmen einen angemessenen Weißraum aufweisen, damit die Computer ihn erfolgreich extrahieren können.

Identifizierung

Bei der Identifizierung des Absenders eines Briefes kann leicht ein Fehler unterlaufen. Ist die Nachricht einmal zugestellt, kann man wenig tun, wenn der Empfänger bei der Eingabe einen Fehler macht oder vergisst, den Absender anzugeben. Doch welche Folgen hat dies? Für den Fall, dass der vorgesehene Empfänger nicht korrekt ist, gilt Folgendes: Der Brief kann nicht zugestellt werden, wenn der Name auf dem Umschlag nicht mit dem Namen übereinstimmt, der im Briefkasten steht. Auch bei kleinen Tipp- oder Rechtschreibfehlern kann der Brief oft zugestellt werden.

Schrifterkennung

Die meisten dieser Richtlinien beruhen auf der Tatsache, dass Sortiermaschinen, die sich auf die Schrifterkennung stützen, in der Lage sind, Briefe völlig automatisch zu sortieren. Diese Erkennung wird durch unterstrichene Zeilen erschwert, und das Vorhandensein ungenauer Daten sorgt ebenfalls dafür, dass die Briefe zunächst manuell sortiert werden müssen, bevor sie manuell bearbeitet werden. Darüber hinaus müssen die Briefe aus folgendem Grund in Längsrichtung beschriftet werden: Die Maschinen erhalten dadurch sofort die richtige Leseanweisung.

Abstände

Bei der korrekten Beschriftung eines Briefes ist es entscheidend, dass nicht nur die Position von Absender und Empfänger wichtig ist. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Normen für die Anschrift. Wenn Sie einen Brief adressieren, sollten Sie nie eine Leerzeile lassen, und zwischen dem Namen, der Straße und der Stadt sollte gleich viel Platz sein. Die Adresse muss mindestens 15 Millimeter vom unteren linken, rechten und unteren Rand entfernt sein. Außerdem muss die Adresse mindestens 40 Millimeter vom oberen Rand entfernt sein. Außerdem wird die Adresse linksbündig geschrieben.

Umschlag

Damit Ihr Brief zugestellt werden kann, muss der Umschlag mit der Adresse des Empfängers und einem ausreichenden Porto versehen sein. Achten Sie außerdem darauf, dass die Adresse des Absenders auf dem Umschlag steht.

Adressat

Der Adressat ist ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, wie ein Brief adressiert werden soll. Die einfachste Methode ist die Verwendung von Privatbriefen. Es gibt nur eine Person, die den Brief erhält. Bei Geschäftsbriefen ist es üblich, sowohl die Firma als auch eine bestimmte Person zu nennen - so entsteht eine Ordnung. Außerdem verlangt die Post, auch wenn Sie einen Brief an ein Postfach schicken, dass Sie eine bestimmte Haltung einnehmen.

Fazit

Der Name des Absenders sollte, wie von der Deutschen Post empfohlen, in der linken oberen Ecke des Umschlags stehen. Bei der Verwendung von Fensterbriefumschlägen kann der Name des Absenders auch in einer kurzen Textzeile direkt über der Adresse des Empfängers stehen.

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