Anleitung: Newsletter und E-Mail-Werbung an Kunden versenden

Um potentielle Kunden oder Interessenten auf schnellstem Wege zu erreichen, nutzen heutzutage die meisten Unternehmen, Vereine oder Institutionen den sogenannten Newsletter-Versand. Doch so schön diese Methode des Newsletter Marketings auch sein mag, birgt es auch gewisse Risiken in sich. Denn heutzutage ist längst nicht mehr alles erlaubt was dem eigenen Umsätzen zugute kommt. Schnell könnten Absender eines solchen Newsletter bei falscher Handhabung eine Abmahnung riskieren. Deshalb sollten einige wichtige Regeln im Newsletter-Versand sowie bei der E-Mail-Werbung unbedingt beachtet werden. Hierzu sind in den folgenden Abschnitten dieses Ratgebers noch ausführlichere Details in Erfahrung zu bringen.

Mit diesen Regeln im Newsletter-Versand lassen sich teure Irrtümer vermeiden

Um den Newsletter-Versand sowie die E-Mail Werbung wirkungsvoll praktizieren zu können, bedarf es einer sogenannten Mailingliste in welcher alle Daten potentieller Bestands- und Neukunden angelegt sind. Klingt eigentlich faszinierend, dennoch gestaltet sich ein solches Unterfangen in der Praxis äußerst schwierig. 5.000 oder gar 15.000 erforderliche E-Mail-Adressdaten einzusammeln, ist schon eine ungeheuerliche Anzahl. Doch nicht nur das, denn letztendlich gestaltet es sich für Unternehmen nur dann erfolgversprechend, wenn sich dessen Empfänger auch tatsächlich für die darin enthaltenen Informationen wie zum Beispiel angebotene Dienstleistungen oder Produkte interessieren. Mit einfachen Mitteln lässt sich ein Newsletter-Versand auf entsprechende Zielgruppen ausrichten, dazu müssen allerdings einige Regeln beachtet werden.

Das wirkungsvolle "Double-Opt-in"-Verfahren etwas näher erläutert

Eine der wichtigsten Grundregeln beim Double-Opt-in besteht darin, dass hierdurch nicht gegen geltentes Recht verstoßen wird, denn Empfänger "willigen" im Vorfeld dem jeweiligen E-Mail-Empfang ein. Innerhalb Deutschlands wird es mit den Vorgaben des "Double-Opt-in"-Verfahrens äußerst genau genommen, wobei schon geringe Abweichungen zu teuren Abmahnungen führen können. Hierfür wird an zukünftige Empfänger eine entsprechende Bestätigungsmail verschickt, in welcher ein Link integriert ist, um durch dessen anklicken die Einwilligung zum Empfang des Newsletters zu erhalten. Eine wichtige Anmerkung in eigener Sache sollte allerdings unbedingt zur Kenntnis genommen werden: Schon ein einziger Newsletter-Versand, welcher ohne ausdrückliche Zustimmung des Empfängers getätigt wurde, kann zu einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung führen.

Bereits erteilte Einwilligungen können auch erlöschen

Ist eine Einwilligung der Empfänger für den Newsletter-Versand erst einmal erfolgt, bedeutet das in der Praxis, dass Unternehmen umfangreiche und regelmäßige Werbekampagnen rechtlich vertretbar durchführen dürfen. Doch auch hier gilt Vorsicht zu walten, denn einmal erteilte Einwilligungen sind keine Zustimmung für die Ewigkeit. Ein Beispiel dafür ist, dass bestimmte Empfänger innerhalb eines langen Zeitraumes keinen einzigen Newsletter empfangen haben. Nach geltendem Recht erlischt eine solche Einwilligung automatisch. In diesem Falle müsste Seitens des Unternehmens eine neue Zustimmung eingeholt werden, da ansonsten eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung droht.

Was hat es eigentlich mit Downloads oder Whitepaper auf sich?

Oftmals sind Webseiten von Unternehmen, Vereinen oder Institutionen mit sogenannten kostenlosen Inhalten (Downloads sowie Whitepaper) versehen, welche über ein bestimmtes Thema informieren. Um sich diese Inhalte ansehen zu können, müssen Interessenten meist eine entsprechende Gegenleistung erbringen, welche in aller Regel mit der Eintragung einer persönlichen E-Mail-Adresse sowie Zustimmung zum regelmäßigen Newsletter-Empfang erfolgt. Hierbei muss jedoch darauf geachtet werden, dass bei dieser Form einer Einwilligung zum Newsletter-Versand mittels einer Bestätigung über das "Double-Opt-in"-Verfahren erfolgt.

Wie sieht es bei langjährigen Bestandskunden aus?

Wie in allen anderen Bereichen des Geschäftsalltages auch, gelten auch beim Newsletter-Versand sogenannte Ausnahmeregelungen! Das Zauberwort "Keine Kaltakquise" gilt nicht für langjährige Bestandskunden. Dieser Zielgruppe dürfen Unternehmen, Vereine oder Institutionen auch ohne Einwilligung in regelmäßigen Abständen Newsletter zukommen lassen. Allerdings müssen hierbei einige "Fallstricke" nach § 7 Abs. 3 UWG beachtet und eingehalten werden. Darunter gehören folgende Kategorien:

  • Falls im Zusammenhang mit einer ehemaligen Verkaufsaktion seitens des Kunden eine E-Mail-Adresse mitgeliefert oder eingetragen wurde, darf diese für den Newsletter-Versand verwendet werden, ohne das diese Art von Marketing gegen geltendes Recht verstößt.
  • Von Seiten des Unternehmens diese E-Mail-Adresse für die Bewerbung eigener ähnlicher Produkte und Dienstleistungen benutzt wird.
  • Seitens des Kundens kein Widerspruch gegen die Verwendung der E-Mail-Adresse erfolgte.
  • Sobald der Kunde ersichtlich darauf hingewiesen wurde, dass dieser die Nutzung einer übermittelten E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen kann.
  • Die letzte Bestellung seitens des Kunden weniger als zwei Jahre zurückliegt.

E-Mail-Adressen käuflich erwerben: Was ist hierbei zu beachten?

Der käufliche Erwerb von E-Mail-Adressen wird in der heutigen Zeit von zahlreichen Unternehmen praktiziert, wobei dieser auch von Seiten des Gesetzgebers keinem Verbot ausgesetzt ist. Allerdings sollte in diesem Fall unbedingt darauf geachtet werden, dass hierbei eine Einwilligung der jeweiligen Inhaber einzelner E-Mail-Adressen im Zuge des "Double-Opt-in"-Verfahrens gegeben wurde. Daher wird es beim Kauf derartiger E-Mail-Adressen von seriösen Anbietern sicherlich keinerlei Probleme geben, wogegen unseriöse Anbieter durchaus gewisse Risiken mit sich bringen. Denn sollte im Nachhinein gegen geltendes Recht verstoßen worden sein, droht eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung. In diesen Zusammenhang wird nicht der Verkäufer derartiger E-Mail-Adressen, sondern der Absender des Newsletters bestraft.

Gibt es bei den jeweiligen Newsletter-Empfängern eventuelle Unterschiede?

In der Realität existiert leider des Öfteren der Irrglaube, dass andere Unternehmen auch ohne "Double-Opt-in" mit regelmäßigen Werbemails versorgt werden dürfen. Das ist aber nicht automatisch der Fall, denn hier muss u.U. im Vorfeld ebenso eine entsprechende Einwilligung eingeholt werden, da ansonsten mit einer Abmahnung gerechnet werden müsste. Nicht selten kommt es in der Praxis vor, dass Unternehmen in diesen Zusammenhang zwischen den anfallenden Kosten einer Abmahnung sowie der Reichweite eventueller Unterlassungserklärungen unterscheiden, was wirtschaftlichen Gründen unterliegt.

Eine abschließende Checkliste für einen seriösen Newsletter-Versand

  • Ohne ausdrückliche Einwilligung darf kein Newsletter versendet werden, wobei nur Bestandskunden eine Ausnahme bilden.
  • Allein ein "Double-Opt-in"-Verfahren schützt vor drohenden wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen.
  • Einwilligungen sollten in der Praxis mit einem Zeitstempel und einer sogenannten IP-Adresse protokolliert werden.
  • Ein wirksamer Vertrag mit langjährigen Bestandskunden unter Umsetzung der Vorgaben des § 7 Abs. 3 UWG ist eine Grundvoraussetzung beim Newsletter-Versand.
  • Auf eventuelle Urheberrechte oder gültige Lizenzen beim Newsletter-Versand achten.
  • Preisangaben müssen auch sichtbare Angaben über die Umsatzsteuer sowie anfallende Versandkosten beinhalten.
  • Geschäftliche Newsletter oder E-Mails müssen für jedermann sichtbar ein entsprechendes Impressum beinhalten.

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